ABeam แนะสู้ความผันผวนยุคโควิด-19 ผ่านกระบวนการทบทวนและเรียนรู้ตลอดปี 2563

บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด ได้วิเคราะห์ปัจจัยขับเคลื่อนเบื้องหลังความสำเร็จของบริษัทที่สามารถรับมือกับการระบาดของโรคโควิด-19 ในช่วงที่ต้องทำงานจากระยะไกล ผ่านการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน (Workstyle Transformation) คือ 

  • การพัฒนาวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล 
  • การใช้ประโยชน์จากกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติให้เต็มประสิทธิผล 
  • การติดตั้งระบบความปลอดภัยทางไซเบอร์ และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่แข็งแกร่งจนสามารถทำงานจากระยะไกลได้อย่างมั่นใจ มีการคาดการณ์ว่าการระบาดของโรคจะยังอยู่ถึงปี 2564 

บริษัทต่างๆ จึงควรประเมินความพร้อมอีกครั้งหากต้องกลับไปทำงานจากระยะไกลอีกครั้ง และต้องยอมรับว่า มีบริษัทจำนวนหนึ่งที่ประสบความสำเร็จ จนสามารถปรับปรุงรูปแบบการทำงานจากระยะไกลให้มีประสิทธิผลและยืดหยุ่นมากพอที่จะสามารถรับมือได้ในกรณีที่มีความผันผวน และไม่แน่นอนในอนาคตได้

อิชิโร ฮาระ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด บริษัทที่ปรึกษาระดับโลก ซึ่งเป็นผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญด้านการปรับเปลี่ยนองค์กรธุรกิจในรูปแบบดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชั่น ในเครือบริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง จำกัด ประเทศญี่ปุ่น เปิดเผยว่า ในแต่ละวันได้ติดตามรายงานอัตราการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้ตระหนักรู้ว่าบริษัทต่าง ๆ ควรหันกลับมาทบทวนรูปแบบการทำงาน เน้นปรับกระบวนการและวิธีการทำงานให้ตอบโจทย์เป้าหมายในองค์กรของตน เพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ และมีประสิทธิผลในทุกสถานการณ์

ทั้งนี้ ปัจจัยสำคัญ 3 ประการในการบรรลุการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน ได้แก่ 

  • การพัฒนาวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล 
  • การใช้ประโยชน์จากกระบวนการทำงานอัตโนมัติ
  • การใช้ระบบรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่มั่นคงและโครงสร้างพื้นฐานระยะไกลที่แข็งแกร่ง

วัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกลเริ่มต้นจากจุดยืนของบริษัท ที่กำหนดนโยบายการทำงานจากระยะไกล ว่าควรจะเป็นมาตรการชั่วคราวหรือถาวร การทำงานจากระยะไกลเป็นทักษะที่ต้องใส่ใจเรียนรู้และกล้าที่จะลงทุน การประกาศมาตรการชั่วคราวทำให้พนักงานไม่พบแรงจูงใจในการปรับทัศนคติในการทำงานดังกล่าว ทำให้ผลผลิตโดยรวมลดลง

ในทางกลับกัน บริษัทที่มีแผนระยะยาวที่สนับสนุนให้ทำงานจากทางไกลเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ของโควิด-19 จะได้รับแรงจูงใจและความมั่นคงทางจิตใจในแง่ดี ซึ่งจะส่งผลต่อการทำงานได้โดยตรง

การสำรวจของ ABeam พบว่า นโยบายการทำงานระยะไกลแบบถาวรช่วยเพิ่มอารมณ์ในการทำงานของพนักงาน ดังนี้

  • 50% ของพนักงานจะรู้สึกว่าทำงานได้มีประสิทธิผลมากกว่าเดิม
  • 32% รู้สึกว่ามีประสิทธิผลในระดับเดียวกัน
  • 18% ที่รู้สึกว่าการทำงานมีประสิทธิผลน้อยลง

ในด้านสุขภาพของพนักงาน จากเดิมมีเพียง 50% ที่กินอิ่มนอนหลับ แต่ตัวเลขดังกล่าวเพิ่มขึ้นเป็น 78% และ 80% ตามลำดับ ซึ่งรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานนั้นสามารถสรุปได้ดังนี้คือ

  • ระหว่างการสำรวจในแง่ของผลิตผลที่ดีที่สุด คือ ทำงานทางไกล 2 – 3 วัน
  • ส่วนที่เหลือให้ทำในสำนักงาน ซึ่งสามารถใช้โควตาตามต้องการ (Floating quotas) โดยมีกระบวนการและระบบที่เหมาะสมรองรับ

รูปแบบการทำงานแบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่ช่วยรังสรรค์วัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกลให้แข็งแกร่งและยั่งยืนขึ้น บริษัทที่ประสบผลสำเร็จและมีผลิตภาพสูง ต่างได้ขับเคลื่อนเข้าสู่ดิจิทัล โดยไม่หยุดยั้งและเพิกเฉยที่จะดำเนินการต่อสู้เพียงเพื่อการอยู่รอด แต่สร้างจากประสบการณ์ที่ได้รวบรวมช่วงล็อคดาวน์ และมองหาจุดที่ต้องเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุง และมุ่งสู่วิถีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เพิ่ม/ลดปริมาณงาน และการทำงานซ้ำซ้อนแบบระบบข้าราชการลง แต่ละขั้นตอนอาจลดเวลาต่อการทำธุรกรรมได้เพียงไม่กี่นาที แต่การเพิ่มจำนวนการทำธุรกรรมเล็กๆ แต่หลายๆ ประเภทจะช่วยสะสมการลดทอนเวลาเพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นการแสดงสัญญาณที่ชัดเจนของผลตอบแทนจากการลงทุน

ความปลอดภัยด้านไซเบอร์ และโครงสร้างพื้นฐานสนับสนุนการทำงานจากระยะไกล เป็นพื้นฐานเทคนิคที่จะเอื้ออำนวยให้เกิดการขับเคลื่อนสองเรื่อง กล่าวคือ

  • ในปี 2563 ไม่ใช่ปีที่มีเพียงโควิด-19 เท่านั้น แต่ยังเป็นปีที่การระบาดด้านภัยคุกคามไซเบอร์  มีเครื่องเดสก์ท้อปที่อยู่ระยะไกลจำนวนมากที่ไม่ปลอดภัยเพิ่มขึ้นมากกว่า  40% (ที่มา: Channel Futures) ส่งผลให้เกิดการโจมตีโดยการคาดเดาชื่อและรหัสผ่าน หรือ brute-force attack สูงขึ้น 400% เฉพาะในเดือนมีนาคม และเมษายนที่ผ่านมา (ที่มา: Catalin Cimpanu  จาก ZDNet) 
  • ส่วนของ สแกมอีเมล หรืออีเมลหลอกลวงที่สัมพันธ์กับโควิด-19 ได้เพิ่มขึ้น 667%  ในเดือนมีนาคม 2563 (ที่มา: Barracuda Networks)

บริษัทเกือบทั้งหมด ได้ติดตั้งระบบความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เพื่อต่อสู้กับภัยคุกคามในสำนักงานที่มีข้อจำกัดในเชิงกายภาพด้านสถานที่ตั้ง  และยังต้องยกระดับไปยังผู้ใช้แต่ละราย ที่ทำงานจากสถานที่ทางเลือกอื่น ๆ  ABeam ได้ช่วยวิเคราะห์หาส่วนที่จะต้องลงทุนด้านความปลอดภัยร่วมกับธุรกิจนับตั้งแต่เกิดโรคระบาด และเน้นการสร้างความตระหนักรู้กับพนักงาน บริการที่เป็นที่ต้องการจำนวนมากที่มายังABeam จะเน้นอยู่ที่การสร้างความตระหนักด้านความเสี่ยง และการทำงานเชิงรุกเมื่ออยู่นอกสำนักงาน เพื่อลดความเสี่ยงด้านไซเบอร์  

“ผลกระทบจากโรคระบาด จะส่งผลต่อเนื่องอีกนานถึงปี 2564 ก่อนที่สถานการณ์จะกลับเข้าสู่สภาวะปกติ องค์กรธุรกิจควรจะประเมินการณ์ใหม่ในการเตรียมพร้อมสำหรับโอกาสที่จะทำงานจากระยะไกล และนำมาใช้เช่นเดียวกับบริษัทอีกจำนวนมาก ที่มีรูปแบบการทำงานที่มีประสิทธิผลในการทำงาน ควบคู่กับความยืดหยุ่นที่ขานรับกับความไม่แน่นอนใด ๆ ในอนาคต เพื่อรองรับการทำงานที่ต่อเนื่องของธุรกิจ” ฮาระกล่าวสรุป

ดูบทความฉบับเต็มได้ที่ เว็บไซต์ของ ABeam ที่

https://www.abeam.com/th/en/topics/insights/retrospective